System zarządzania dokumentami w firmie

11 maja 2012
Autor:

Obieg dokumentów może się opierać na ich przepływie w wersji elektronicznej jak i papierowej. Dzięki nowoczesnym systemom zarządzanie dokumentami w firmie może być teraz znacznie tańsze, dzięki zmniejszeniu zużycia papieru. Często jednak niemożliwe jest całkowite wycofanie dokumentacji papierowej, dlatego wtedy zazwyczaj jest ona również archiwizowana elektronicznie. Pozwala to uniknąć zniszczenia i zagubienia dokumentów co mogłoby mieć miejsce w przypadku pożaru, kradzieży lub powodzi.

Prawidłowa organizacja obiegu dokumentów gwarantuje zoptymalizowanie wykonywanych zadań w pracy, co znacznie przykłada się na wzrost wydajności całego zespołu. Każdy system obiegu dokumentów może różnić się w wielu firmach, jednak często ma on wiele wspólnych cech. Bardzo istotnym elementem jest synchronizacja obiegu dokumentacji w wersji elektronicznej i papierowej. Obieg dokumentów panujący w firmie powinien być jasno zrozumiały dla wszystkich osób w niej pracujących.

Na obieg dokumentacji składa się wiele faz: wpłynięcie dokumentów, tworzenie dokumentów w firmie, ewidencja oraz rejestracja dokumentacji, dokonywanie zmian w dokumentach, przekazywanie dokumentacji do dalszej weryfikacji innym pracownikom, zapis wszystkich wersji danego dokumentu, archiwizacja naniesionych zmian oraz ich przechowanie, archiwizowanie i ewentualne zniszczenie. Sprawna i wydajna praca na tych dokumentach będzie możliwa dopiero gdy wdrożony zostanie odpowiedni system zarządzania dokumentami firmowymi. Każda firma powinna określić system działania na dokumentach papierowych jak i na dokumentach elektronicznych, to zapewni eliminację błędów i zguby dokumentów. Rejestrowanie wpływających dokumentów może być dzielone ze względu na datę wpływu, formę sprawy, zawsze jednak dokumentacja powinna być ewidencjonowana, jeżeli do tego procesu stosuje się też ewidencję elektroniczną, wszyscy pracownicy powinni być przeszkoleni w tym obszarze. Zapis dokumentu jest istotny jeżeli pracuje na nim więcej niż jedna osoba.


Kod HTML artykułu - ułatwia przedruk artykułu na Twojej stronie www:

Dodaj komentarz