30 stycznia 2023

Znaczenie i wykorzystanie faktury pro forma

Więcej w temacie proforma co to na https://ihpweb.pl/co-to-jest-faktura-proforma/.

Każdy kto prowadzi własną firmę, ale również i większość osób dokonujących zakupów online, miał styczność przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym de facto jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.

Czy fakturę proforma ujmuje się w dokumentacji księgowej?

Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, dlatego nieraz można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, z tej przyczyny nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Zaleca się jednak zachować ją np.w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna uchodzić raczej za dowód handlowy, który formą zaproponowania pewnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia zakupu artykułów ani wykonania usługi, a więc zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, dlatego że tyczy się usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie jest wykonana, toteż warunki transakcji w niej przedłożone mogą wciąż podlegać negocjacjom.

Faktura proforma musi być dostrzegalnie oznaczyć

Faktura proforma wygląda oraz zawiera analogiczne dane co faktura VAT, a więc:

  • miejsce oraz datę,
  • dane stron (wystawcy i odbiorcy),
  • nazwę usług lub towarów, będących przedmiotem transakcji (wraz z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość netto i brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
  • informacja o zakresie naliczonych zniżek,
  • stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie prognozowanej daty dostarczenia towaru czy też wykonania usługi.

By nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznakować dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy również pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w momencie, gdy klient wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji czy też wpłaci zaliczkę.